Weitere Fragen und Antworten

Allgemeines zu TimeBoard

• Was ist der Clou oder das Besondere an TimeBoard?

  TimeBoard ist mehr als nur eine Software zur Zeiterfassung. Mit TimeBoard entscheiden Sie sich für ein professionelles, hochwertiges und komplettes Dienstleistungspaket rund um die Arbeitszeiterfassung mit persönlichen Ansprechpartnern von der Beratung über Schulungen bis hin zur Kundenbetreuung im Live-Betrieb. Ohne Zusatzkosten, so oft und so viel, wie Sie benötigen. Mit TimeBoard präsentieren Sie Ihren Einsatzunternehmen eine professionelle, unabhängige und in der Branche etablierte Zeiterfassung, die Sie von Ihren Mitbewerbern unterscheidet.

• Wie kann ich auf Arbeitszeiten zugreifen?

  TimeBoard ist webbasiert und überall per Webbrowser verfügbar. Für einen Zugriff benötigen Sie nicht mehr als einen PC mit Internetzugang. Selbstverständlich können Sie auch Ihre mobilen Endgeräte - Tablets, Smartphones oder unsere App - nutzen.

• Wie schnell stehen vor Ort erfasste Zeiten in TimeBoard zur Verfügung?

  TimeBoard stellt Zeiten - unabhängig von der Erfassungsart - sofort und in Echtzeit bereit. Sie können diese umgehend bearbeiten oder zur Anwesenheitskontrolle nutzen.

• Welche Möglichkeiten bietet TimeBoard zur Erfassung von Arbeitszeiten?

  TimeBoard bietet verschiedene Erfassungsarten. Sie können diese beliebig kombinieren. Ihre Mitarbeiter/innen können die Zeiterfassung via Webbrowser direkt am PC-Arbeitsplatz nutzen, Zeiten per RFID-Karte an stationären Zeiterfassungsterminals buchen oder unsere App für iOS und Android-Smartphones nutzen. Ebenso können Arbeitszeiten Ihrer Mitarbeiter aus dem System des Entleihers bzw. des Einsatzunternehmens nach TimeBoard übertragen werden.

• In welchen Sprachen gibt es TimeBoard?

  TimeBoard gibt es in einer deutschen und englischen Benutzeroberfläche. Weitere Sprachen stellen wir im Laufe der Zeit und nach Ihren Anforderungen bereit.

• Ab wie vielen Mitarbeitern lohnt sich TimeBoard?

  TimeBoard lohnt sich ab dem ersten Mitarbeiter und bietet bereits hier den vollen Funktionsumfang. Wir haben für jede Anforderung vom kleinsten Projekt bis zu Großprojekten mit einer Vielzahl an Beteiligten, OSM- und Master Vendor-Verhältnissen die richtige Antwort.

• Welche Kosten entstehen bei der Nutzung von TimeBoard?

  Es gibt keine Mindestlaufzeiten, Mindestabnahmen, Lizenzen oder Wartungsverträge. Sie bezahlen nur, was Sie in einem Monat tatsächlich genutzt haben. Für Mitarbeiter ohne Kundeneinsatz entstehen Ihnen auch keine Kosten.

• Können die erfassten Zeiten ausgewertet werden?

  TimeBoard macht erfasste Zeiten in Echtzeit verfügbar. Diese werden unmittelbar nach Ihren individuellen Vorgaben aufbereitet, z. B. anhand der Schicht- und Pausenpläne des Einsatzunternehmens. Ebenso können Sie diese Zeiten sofort bearbeiten und auswerten: Mit einem Klick sind Berichte und Auswertungen als PDF- oder Excel-Dokument verfügbar. Sie können diese sogar abonnieren und sich regelmäßig zum Wunschzeitpunkt zuschicken lassen.

• Wie erfolgt die Prüfung und Bestätigung der Arbeitszeiten durch den Kunden?

  Sie können das Einsatzunternehmen individuell in Prüfung und Freigabe der Arbeitszeiten einbeziehen. Von der gesammelten Freigabe erfasster Arbeitszeiten bis hin zur mehrstufigen Autorisierung im Wechselspiel mit dem Einsatzunternehmen bietet TimeBoard Ihnen Wahlmöglichkeiten, passgenau zu Ihrer individuellen Situation. Unsere Kundenbetreuer passen im Vorfeld wie im Betrieb die Einstellungen optimal an.

• Hat auch der Mitarbeiter Einblick in seine eigenen Zeiten?

  Ob Ihre Mitarbeiter/innen ihre Zeiten selbst einsehen oder sogar bearbeiten können, bestimmen Sie selbst. Diese Rechte können in TimeBoard für jeden Mitarbeiter individuell festgelegt werden.

• Bietet mir TimeBoard individuelle Auswertungen oder Berichte?

  TimeBoard beinhaltet zahlreiche Berichte und Auswertungen. Ansichten können direkt als PDF- oder Excel-Datei exportiert werden, zudem gibt es Standardberichte wie z. B. Tätigkeitsnachweise, Nettozeit- und Anwesenheitsübersichten, die allen Nutzern zur Verfügung stehen. Individuelle Auswertungen stellen wir exakt nach Anforderung bereit. Sämtliche Berichte sind ebenfalls als Excel- und PDF-Dokumente verfügbar.

Personaldienstleistungsunternehmen

• Wie lange dauert die Einführung?

  TimeBoard ist bei geringen Anforderungen innerhalb von Minuten nutzbar. Aber auch bei komplexen Master Vendor-Projekten benötigt die Implementierung einschließlich der Konzeptionierung und Schulung aller Beteiligten weniger als zwei Wochen. Bei Individualprogrammierungen hängt die Laufzeit vom Inhalt und Umfang der Programmierung ab, sodass keine allgemeine Aussage möglich ist.

• Hilft mir TimeBoard als Master Vendor/Hauptlieferant?

  TimeBoard führt die Mitarbeiter/innen aller beteiligten Unternehmen in nur einem System zusammen und bildet das Szenario präzise und vollkommen transparent ab. Als Master Vendor/Hauptlieferant verwalten Sie Zeiten und Stammdaten der Co-Lieferanten direkt in TimeBoard. Als OnSite-Manager helfen Ihnen spezielle Berechtigungen, Ihren Aufgaben nachzukommen. Passende Workflows sind jeweils voreinstellbar, passende Berichte und Auswertungen stehen zur Verfügung.

• Bei wie vielen Kunden/Einsatzunternehmen kann TimeBoard eingesetzt werden?

  TimeBoard ist ideal für den unternehmensübergreifenden Einsatz geeignet und an keinen bestimmten Standort gebunden. Sie können alle Ihre Mitarbeiter/innen bei jedem Einsatzunternehmen in nur einem System abbilden und auf einen Blick einsehen. Selbst untertägige Wechsel von Mitarbeitern/innen zwischen Einsatzunternehmen werden präzise abgebildet. Zeiterfassungsarten können zwischen Einsatzunternehmen sowie pro Mitarbeiter individuell kombiniert werden. Vorgaben der Einsatzunternehmen wie beispielsweise Schichtpläne, Pausenpläne, Kostenstellen können sogar für jeden einzelnen Kundenstandort individuell abgebildet werden.

• Wie sieht der Support aus, wenn Fragen aufkommen?

  Ihre persönlichen Kundenbetreuer sind immer an Ihrer Seite und sorgen für den bestmöglichen Ablauf. Bei Fragen genügt eine E-Mail oder ein Anruf, innerhalb von Minuten steht eine Lösung bereit. Jobframe agiert dabei als Schnittstelle zwischen Ihnen und Ihren Kunden/Einsatzunternehmen. Wir sorgen dafür, dass die Zeiterfassung stets den aktuellen Erfordernissen entspricht. Dabei ist unsere Dienstleistung in der Nutzungsgebühr bereits enthalten. So oft und so viel, wie Sie benötigen.

• Kann ich Unterstützung bekommen, um mein Einsatzunternehmen von meinem Angebot und von TimeBoard zu überzeugen?

  Wir unterstützen Sie beim Vertrieb an Ihr Einsatzunternehmen. Aus unserer Erfahrung aus mehr als zehn Jahren in der Branche und tausenden erfolgreichen Projekten wissen wir, worauf es ankommt. Wir bieten Ihnen ein ganzes Spektrum an Unterstützung, abhängig von Ihrem konkreten Projekt bzw. Einsatzunternehmen: von einer informativen Präsentation über TimeBoard, die Sie Ihrem Einsatzunternehmen übergeben können, über unsere Beratungsleistung einschließlich Tipps gegen Fallstricke bei komplexen Projekten wie Master Vendor- und Onsite Management-Szenarien bis hin zur persönlichen Unterstützung in Ihren Vertriebsgesprächen vor Ort. Wie wir Sie in Ihrer konkreten Situation unterstützen können, besprechen wir gemeinsam.

Unternehmen mit externem Personal

• Welche Vorteile ergeben sich für Einsatzunternehmen bzw. Entleiher?

  TimeBoard ist für Sie als Einsatzunternehmen kostenfrei. Gleichzeitig profitieren Sie als Einsatzunternehmen von zahlreichen TimeBoard-Funktionen: TimeBoard berücksichtigt unmittelbar Schichtpläne, Pausenpläne, Kostenstellen und Kostenstellenwechsel sowie Ihre Unternehmensstruktur mit Kostenstellen, Abteilungen etc. Selbst OSM- und Master Vendor-Verhältnisse werden 1:1 wiedergegeben. Durch Echtzeitansicht der Zeiten aller Lieferanten/Personaldienstleister sowie detaillierte Berichte entsteht volle Transparenz von der Anwesenheitskontrolle bis zur Rechnungsprüfung. Sie als Einsatzunternehmen können individuell in Prüfung und Freigabe der Arbeitszeiten einbezogen werden. Dabei muss TimeBoard nicht installiert werden, sondern steht einfach per Browser zur Verfügung. Zeiterfassungsterminals und TimeBoard-App übertragen erfasste Zeiten per Mobilfunk. Ihre IT bleibt unberührt, es entsteht Ihnen keinerlei Aufwand.

• Können Zeiten auf unterschiedliche Unternehmensbereiche oder Kostenstellen gebucht werden?

  Wir bilden die Organisation des Einsatzunternehmens 1:1 ab und berücksichtigen diese bei der Zeiterfassung: Abteilungen oder Kostenstellen können pro Mitarbeiter/in hinterlegt oder bei der Erfassung per Browser, Zeiterfassungsterminal oder App individuell ausgewählt werden. Untertägige Kostenstellenwechsel sind ebenso möglich wie eine regelmäßige Aktualisierung der Kostenstellen. Die Unternehmensstruktur wird bei der Aufbereitung und Auswertung der Arbeitszeiten unmittelbar berücksichtigt.

• Ist der Einsatz von TimeBoard sinnvoll, wenn bereits eine eigene Zeiterfassung vorhanden ist?

  Ja, und dafür gibt es mehrere Gründe:

  TimeBoard ist für Sie als Einsatzunternehmen kostenfrei. Es muss nichts installiert werden, Ihre IT bleibt unberührt. Software, Hardware und die gesamte Konfiguration werden Ihnen in TimeBoard durch Jobframe und Ihre Lieferanten/Personaldienstleister zur Verfügung gestellt. Im Vergleich zur eigenen Zeiterfassung kann TimeBoard so Ressourcen einsparen.

  Gleichzeitig bietet TimBoard Ihnen einen Mehrwert: Selbst OSM- und Master Vendor-Verhältnisse werden 1:1 wiedergegeben. Durch Echtzeitansicht der Zeiten aller Lieferanten/Personaldienstleister sowie detaillierte Berichte entsteht volle Transparenz von der Anwesenheitskontrolle bis zur Rechnungsprüfung. Sie als Einsatzunternehmen können sich individuell in Prüfung und Freigabe der Arbeitszeiten einbeziehen lassen. Voreinstellbare Workflows verbessern Ihre Kontrolle und beschleunigen und vereinfachen die Zusammenarbeit mit Ihren Lieferanten/Personaldienstleistern. Im Vergleich zur eigenen Zeiterfassung kann TimeBoard auch hier Ressourcen einsparen und Ihnen zusätzlichen Mehrwert bieten.

  Liegen Zeiten in einem anderen System zur Arbeitszeiterfassung bereits vor, können diese Zeiten über Schnittstellen ganz einfach nach TimeBoard exportiert werden und stehen dann unmittelbar zur Weiterverarbeitung aufbereitet zur Verfügung.

IT & Sicherheit

• Muss TimeBoard installiert werden?

  TimeBoard ist webbasiert und muss daher nicht installiert werden. Ein Internetbrowser genügt. TimeBoard ist daher weder an einen bestimmten Ort noch einen bestimmten Arbeitsplatz gebunden. Zeiterfassungsterminals und die App nutzen zur Übertragung der erfassten Zeiten das Mobilfunknetz. Ihre IT bleibt vollständig unberührt.

• Wie gelangen die Zeiten von TimeBoard in meine Abrechnungssoftware?

  TimeBoard passt sich nahtlos in Ihre vorhandene Systemlandschaft ein und arbeitet mit jeder Branchensoftware und allen Lohn- und Abrechnungssystemen zusammen, bspw. AÜOffice®, Landwehr L1, TIMEJOB®, AGIL Zeit, PELOS/Zeitarbeit P.7 und Personal-DIALOG. Auch Arbeitszeiten aus Kundensystemen können in TimeBoard weiterverarbeitet werden. Die Übertragung erfolgt über Schnittstellen. Die Einrichtung nimmt Jobframe für Sie vor, die Übertragung der aufbereiteten Arbeitszeiten erfolgt anschließend per Mausklick. Ohne Mitarbeit von IT-Abteilungen und -Ressourcen kann die Abrechnung einfach und sicher angestoßen werden.

• Wie technisch aufwändig ist der Einsatz von TimeBoard bei Kunden bzw. Einsatzunternehmen/Entleihern?

  TimeBoard muss nicht installiert werden, sondern steht einfach per Browser zur Verfügung. Zeiterfassungsterminals und TimeBoard-App übertragen erfasste Zeiten per Mobilfunk. Die Terminals stehen Ihnen fertig konfiguriert zur Verfügung und benötigen lediglich einen normalen Stromanschluss. Die IT des Einsatzunternehmens bleibt ebenso vollständig unberührt wie die des Personaldienstleisters.

• Wo liegen die Software und die Daten, und wie sicher sind diese?

  Sicherheit und Datenschutz in Kombination mit Leistungsfähigkeit und Verfügbarkeit werden bei uns groß geschrieben. TimeBoard wird von Beginn an als Private Cloud betrieben: Die Software und Ihre Daten befinden sich auf unserer eigenen Hardware in einem Hochsicherheitsrechenzentrum an einem Standort in Deutschland. So ist sichergestellt, dass Ihre Daten weder physisch noch inhaltlich mit den Daten anderer Unternehmen vermischt oder von anderen Unternehmen eingesehen werden können. Alle eingehenden und ausgehenden Daten werden ausschließlich mit aktueller Verschlüsselung übertragen. Das Rechenzentrum wird rund um die Uhr überwacht und vom TÜV regelmäßig überprüft. Gleichzeitig sichern regelmäßige Backups und mehrfach vorhandene Hardware, die im Defektfall nahtlos einspringt, Ihre Daten vor Verlust. Die Bündelung im Rechenzentrum sorgt dafür, dass Sie keinen Unterschied bemerken, egal, wie viele Mitarbeiter/innen TimeBoard nutzen, und dass Ihnen TimeBoard in jedem Jahr zu fast 100 Prozent zur Verfügung steht.

• Wer hat Zugriff auf die Daten?

  Der Zugriff auf die Software und die darin gespeicherten Daten kann ausschließlich verschlüsselt mit einem persönlichen, passwortgeschützten Zugang nach einem mehrstufigen Autorisierungsprozess und im Rahmen des granularen Berechtigungskonzeptes der Jobframe GmbH erfolgen.
  Sie als unser Auftraggeber bestimmen, welche Ihrer Mitarbeiter/innen in welchem Umfang auf die Daten welcher anderer Ihrer Mitarbeiter/innen zugreifen dürfen. Über ein rollenbasiertes granulares Berechtigungskonzept wird sichergestellt, dass diese von Ihnen autorisierten Mitarbeiter/innen keine anderen Daten einsehen können als die, für die sie berechtigt sind. Auf andere Daten, z. B. die anderer Auftraggeber, kann ein/e Mitarbeiter/in durch das granulare Berechtigungskonzept grundsätzlich nicht zugreifen. Administratorenrechte liegen ausschließlich auf der Seite der Jobframe GmbH und sind auf eine streng begrenzte Anzahl autorisierter und geschulter Mitarbeiter limitiert.

• Was passiert, wenn etwas nicht funktioniert?

  TimeBoard verfügt über mehrere Sicherungsmechanismen. Im Rechenzentrum sichern regelmäßige Backups und mehrfach vorhandene Hardware, die im Defektfall nahtlos einspringt, Ihre Daten vor Verlust. Erfasste Zeiten können ebenfalls nicht verloren gehen: Sollte einmal eine Zeit aus einem Terminal, der App oder der Browser-Erfassung nicht sofort übertragen werden können, wird diese zwischengespeichert und später übertragen. Wartungsarbeiten nehmen wir nur in den Nachtstunden vor. So haben wir erreicht, dass TimeBoard in den vergangenen Jahren während der üblichen Geschäftszeiten nur wenige Minuten nicht verfügbar war.